Verhaltenskodex

Verhaltenskodex | Code of Conduct

1. Einleitung/Präambel

 

Die MAK Vertrieb und Service GmbH bekennt sich zu einer ökologisch und sozial verantwortungsvollen Unternehmensführung. Wir erwarten das gleiche Verhalten von allen unseren Geschäftspartnern. Auch bei unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern setzen wir voraus, dass die Grundsätze ökologischen, sozialen und ethischen Verhaltens beachtet und in die Unternehmenskultur integriert werden. Weiter sind wir bestrebt, laufend unser unternehmerisches Handeln, unsere Produkte und unsere Dienstleistungen im Sinne der Nachhaltigkeit zu optimieren und fordern unsere Geschäftspartner auf, dazu im Sinne eines ganzheitlichen Ansatzes beizutragen.

Unser Code of Conduct stützt sich auf nationale Gesetze und Vorschriften sowie internationale Übereinkommen wie die allgemeine Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen, die Leitlinien über Kinderrechte und unternehmerisches Handeln, die Leitlinien der Vereinten Nationen „Wirtschaft und Menschenrechte“ sowie die internationalen Arbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation. Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern, dass sie alle relevanten Gesetze und Vorschriften sowie die Anforderungen von nationalen und internationalen Standards einhalten.

2. Grundsätze unseres unternehmerischen Verhaltens

 

a) Allgemeine Grundsätze

Geltungsbereich

Unser Code of Conduct stellt verbindliche Regeln dar, die von jedem Mitarbeiter unseres Unternehmens zu beachten sind. Der Code of Conduct ist Grundlage und Leitfaden für die Bewältigung ethischer und rechtlicher Anforderungen bei der täglichen Arbeit. Insbesondere die Mitglieder der Geschäftsleitung und alle Führungskräfte tragen die Verantwortung für die aktive Umsetzung dieser Regeln. Sie haben in jeder Hinsicht eine Vorbildfunktion zu erfüllen. Jeder Mitarbeiter kann sich mit Fragen und Hinweisen in diesem Zusammenhang an seinen Vorgesetzten oder an die Geschäftsleitung wenden.

Integrität – Glaubwürdigkeit - Transparenz

Wir richten unsere geschäftlichen Handlungen und Entscheidungen an den allgemein gültigen ethischen Werten, insbesondere der Integrität, der Glaubwürdigkeit und dem Respekt vor der Menschenwürde aus. Wir fördern auf geeignete Weise Transparenz, verantwortliche Führung und Kontrolle im Unternehmen.

Einhaltung der Gesetze

Unser Unternehmen und alle unsere Mitarbeiter beachten die Gesetze und sonstigen Rechtsvorschriften der Länder, in denen wir tätig sind. Dies gilt ausdrücklich auch für die Vorschriften des nationalen, europäischen und internationalen Produktsicherheits-, Maschinen-, Abfall- und Chemikalienrechts sowie für Embargo-, Zoll - und Exportkontrollbestimmungen.

Lieferkette

Unsere Lieferanten haben einen eigenständigen Verhaltenskodex. Wir erwarten von ihnen die Beachtung der Leitwerte des Verhaltenskodex und verpflichten sie auf Einhaltung.

Verbraucherschutz

Soweit Verbraucherinteressen betroffen sind, hält sich unser Unternehmen an die Vorschriften zum Schutz von Verbrauchern.

b) Verhalten gegenüber Wettbewerbern, Geschäftspartnern und Dritten

Wettbewerbs- und Kartellrecht

Unsere Mitarbeiter sind verpflichtet, die Regeln des fairen Wettbewerbs einzuhalten. Verboten ist insbesondere jede Absprache, aber auch jede abgestimmte Verhaltensweise mit Wettbewerbern zu folgenden Themen:

  • Preise und Preisbestandteile
  • Konditionen
  • Kunden
  • Liefergebiete
  • Quoten und Kapazitäten
  • verabredete Marktaustritte
  • Abstimmung über geplante Innovationen
  • Boykotte

Unser Unternehmen achtet die Regeln eines fairen und offenen Wettbewerbs und trifft keine Absprachen, die den Wettbewerb in unzulässiger Weise beeinflussen.

Korruption

Unser Unternehmen wendet sich ausdrücklich gegen jede Form der Korruption im In- und Ausland und vermeidet schon den Anschein, durch unlautere Geschäftspraktiken Einfluss auf geschäftliche Entscheidungen nehmen zu wollen. Kein Mitarbeiter darf die geschäftlichen Verbindungen des Unternehmens zum eigenen oder fremden Vorteil oder zum Nachteil des Unternehmens ausnutzen. Das bedeutet insbesondere, dass kein Mitarbeiter im Geschäftsverkehr unerlaubte private Vorteile, z.B. Geld, Sachwerte, Dienstleistungen, gewährt oder annimmt, die geeignet sind, eine sachgerechte Entscheidung zu beeinflussen. Jeder Mitarbeiter des Unternehmens ist verpflichtet, bei Verdachtsmomenten oder rechtlichen Zweifeln hinsichtlich des Vorliegens von Korruption oder Wirtschaftskriminalität Rat bzw. Hilfe einzuholen. Rat bzw. Hilfe bieten die Mitarbeitervertretung (MAV) und/oder die Geschäftsleitung.

Ausschreibungen

Erfolgt die Vergabe eines Auftrags auf der Grundlage einer formalen Ausschreibung, werden unsere Mitarbeiter Angebote mit anderen Bietern weder absprechen noch abstimmen. Dies gilt sowohl für öffentliche als auch für beschränkte Ausschreibungen und unabhängig davon, ob es sich um ein Vergabeverfahren der öffentlichen Hand oder von einer privaten Stelle handelt.

Gewährung und Annahme von Vorteilen, Einladungen und Geschenken

Einladungen, wie zum Beispiel zu Geschäftsessen oder Veranstaltungen, die anerkannten Geschäftsgepflogenheiten entsprechen und angemessen sind, dürfen ausgesprochen oder angenommen werden, wenn sie nicht der unzulässigen Bevorzugung dienen. Dasselbe gilt für die Annahme oder Gewährung von Geschenken. Bestehen Zweifel hinsichtlich des Vorliegens eines sachlichen Grundes oder der Üblichkeit einer Zuwendung, hat der Mitarbeiter vorab die Geschäftsleitung zu fragen. Dieser Punkt ist intern geregelt.

Spenden und Sponsoring

Spenden und Sponsoring werden nur auf freiwilliger Basis und ohne Erwartung einer Gegenleistung getätigt. Spendentätigkeit und Sponsoringleistungen dürfen nicht darauf angelegt sein, Entscheidungen im Interesse des Unternehmens verdeckt zu fördern. Die Spende muss transparent sein. Der Empfänger der Spende und die konkrete Verwendung durch den Empfänger müssen bekannt sein. Über den Grund für die Spende und die zweckbestimmte Verwendung muss jederzeit Rechenschaft abgelegt werden können. Spendenähnliche Vergütungen sind zu unterlassen. Spendenähnliche Vergütungen sind Zuwendungen, die nur scheinbar als Vergütung einer Leistung gewährt werden, deren Wert aber den Wert der Leistung deutlich überschreiten.

Amtsträger - Parteien - Mandatsträger - Berater - Agenten

Vorteilsgewährung jeglicher Art an Beamte und andere Amtsträger sowie an Beauftragte staatlicher Einrichtungen, auch mittelbar über Dritte, sind unabhängig von deren Wert untersagt. Bei Zuwendungen an Parteien und politische Organisationen sowie an Mandatsträger und Kandidaten für politische Ämter werden die jeweils geltenden Gesetze eingehalten. Die Beauftragung von Beratern, Agenten und anderen Auftragsvermittlern darf nicht dazu genutzt werden, das Bestechungsverbot zu umgehen.

Geldwäsche

Unser Unternehmen duldet keine Geldwäsche. Alle Mitarbeiter sind zur strikten Befolgung der Gesetze zur Geldwäschebekämpfung verpflichtet. Ferner haben sie verdächtige Zahlungsformen oder andere Transaktionen, die auf Geldwäsche hindeuten, sofort der Geschäftsleitung mitzuteilen.

Steuerrecht - Zollrecht - Außenwirtschaftsrecht

Unser Unternehmen erstellt Steuererklärungen und -anmeldungen wahrheitsgemäß. Alle zollpflichtigen Waren werden von uns ordnungsgemäß verzollt. Unser Unternehmen hält die gesetzlichen Vorgaben für Exportkontrolle und Zoll aus dem Außenwirtschafts- und Zollrecht konsequent ein und gewährleistet deren ordnungsgemäße Umsetzung. Von seinen Lieferanten erwartet das Unternehmen eine qualifizierte und termingerechte Bereitstellung der Ausfuhrkontroll- und Außenhandelsdaten sowie die Implementierung ausreichender außenwirtschafts- und zollrechtlicher Standards zur Sicherheit in der Lieferkette.

Vermeidung von Interessenskonflikten

Unser Unternehmen erwartet von seinen Mitarbeitern Loyalität. Wir achten darauf, dass unsere Mitarbeiter nicht in Situationen geraten, in denen deren persönlichen oder finanziellen Interessen mit denen unseres Unternehmens oder unserer Geschäftspartner kollidieren. Die Mitarbeiter unseres Unternehmens haben jedes persönliche Interesse, das im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit bestehen könnte, unverzüglich ihren Vorgesetzten anzuzeigen. Unseren Mitarbeitern ist es untersagt, ein Unternehmen zu führen oder für ein Unternehmen zu arbeiten, das im Wettbewerb mit unserem Unternehmen steht. Dies gilt auch für die Beteiligung eines nahen Angehörigen oder Lebenspartners.

c) Umgang mit Informationen

Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse

Unsere Mitarbeiter sind verpflichtet, über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse und andere interne Angelegenheiten Verschwiegenheit zu wahren. Dies gilt entsprechend für die nicht öffentlich zugänglichen Informationen über Vertragspartner und Kunden. Diese Verschwiegenheitsverpflichtung gilt auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses fort.

Datenschutz

Von allen unseren Mitarbeitern sind die Vorschriften zum Datenschutz nach der EU-Datenschutzgrundverordnung und nach den nationalen und internationalen Datenschutzgesetzen strikt einzuhalten. Insbesondere ist es untersagt, geschützte personenbezogene Daten unbefugt zu einem anderen als dem zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, zugänglich zu machen oder anderweitig zu nutzen. Diese Verpflichtung auf die Vorschriften zum Datenschutz besteht auch nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen fort.

Wahrheitspflicht

Berichte und andere schriftlichen Dokumentationen sind von unseren Mitarbeitern korrekt und wahrheitsgemäß zu verfassen. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um interne Dokumente handelt, oder um solche, die nach außen gegeben werden. Relevante Aufzeichnungen und Belege haben sich an den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung auszurichten und stets vollständig und korrekt zu sein.

d) Grundsätze sozialer und ökologischer Verantwortung

Soziale Verantwortung – gesellschaftliches Engagement

Soziale Verantwortung ist unverzichtbarer Bestandteil unserer an Werten orientierten Unternehmensführung und wesentlicher Faktor für unseren nachhaltigen Unternehmenserfolg. Unser Unternehmen trägt zur gesellschaftlichen und ökonomischen Entwicklung des Landes und der Region bei, in der wir tätig sind.

Menschenrechte - Kinderarbeit

Das Unternehmen respektiert und unterstützt die international anerkannten Menschenrechte. In diesem Zusammenhang stehen wir auch in einem ständigen Dialog mit unseren Lieferanten, um zu vermeiden, dass unsere Produkte Rohstoffe aus Konfliktregionen enthalten. Verbote von Kinderarbeit und Zwangsarbeit in jeder Form werden ausnahmslos eingehalten.

Chancengleichheit - Diskriminierungsverbot

Unser Unternehmen fördert die Chancengleichheit unserer Mitarbeiter.  Diskriminierung von Mitarbeitern und Dritten wird nicht geduldet. Unser Unternehmen tritt einer nicht akzeptablen Behandlung von Mitarbeitern, insbesondere sexuellen oder verbalen Belästigungen, entschieden entgegen.

Arbeitnehmerrechte – Arbeitssicherheit - Gesundheitsschutz

Arbeitnehmerrechte werden, soweit nach den nationalen Bestimmungen rechtlich zulässig, von uns vollumfänglich anerkannt. Unser Unternehmen beachtet die geltenden nationalen Gesetze und Arbeitsnormen hinsichtlich angemessener Entlohnung und maximaler Arbeitszeit. Dies schließt selbstverständlich auch die Einhaltung sämtlicher Bestimmungen der Regelungen zu einem allgemeinen Mindestlohn in Deutschland mit ein. Unser Unternehmen sorgt insgesamt für faire Arbeitsbedingungen. Die vorgeschriebene Arbeitssicherheit und der Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz wird im Rahmen der nationalen Bestimmungen gewährleistet.

Umweltschutz - Klimaschutz

Nachhaltiger Umwelt- und Klimaschutz sowie Ressourceneffizienz sind für uns wichtige Unternehmensziele. Sowohl bei der Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen als auch beim Vertrieb unserer Produkte und Dienstleistungen achten wir darauf, dass alle hiervon ausgehenden Auswirkungen auf die Umwelt und auf das Klima so gering wie möglich gehalten werden und auch darauf, dass unsere Produkte einen positiven Beitrag zu Umwelt- und Klimaschutz bei unseren Kunden leisten. Jeder Mitarbeiter trägt dabei die Verantwortung, die natürlichen Ressourcen schonend zu behandeln und durch sein individuelles Verhalten zum Schutz von Umwelt und Klima beizutragen.

e) Einhaltung des Code of Conduct

Kommunikation – Kontrolle – Mitteilung von Verstößen

Wir machen unsere Mitarbeiter mit den in diesem Verhaltenskodex geregelten Inhalten vertraut und erläutern die sich daraus ergebenden Verpflichtungen. Wir kommunizieren die Grundsätze des Verhaltenskodex auch gegenüber unseren Geschäftspartnern. Wir verpflichten uns auch, die Einhaltung des Kodex regelmäßig zu kontrollieren. Jeder Mitarbeiter des Unternehmens ist gehalten, von ihm beobachtete tatsächliche, potenzielle oder auch drohende Verstöße gegen Gesetze, interne Regelungen und diesen Verhaltenskodex unverzüglich der Geschäftsleitung zu melden. Meldungen einer Verletzung dieses Kodex werden strikt vertraulich behandelt und haben keine negativen Auswirkungen für den meldenden Mitarbeiter, es sei denn, es wäre bewusst ein unwahrer Sachverhalt behauptet worden.

Prozesse – Richtlinien - Anweisungen

Die in diesem Verhaltenskodex niedergelegten Verhaltensanforderungen sind als Bestandteil des Arbeitsvertrages für die Mitarbeiter des Unternehmens verbindlich und daher unbedingt einzuhalten. Das Unternehmen leitet alle erforderlichen Schritte ein, um die in diesem Verhaltenskodex enthaltenen Grundwerte und Vorgaben durch geeignete Organisationsmaßnahmen sowie angemessene Anweisungen, Prozesse und Richtlinien in allen Unternehmensbereichen umzusetzen.

Folgen von Verstößen

Verstöße gegen den Verhaltenskodex und gesetzliche Bestimmungen können je nach Schwere arbeits- und haftungsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen und auch strafrechtliche Sanktionen zur Folge haben.